王海东副主任介绍了督查、统计和法律事务工作。在二级部门、单位网站信息更新检查中，经过三次检查，仍有近二十家网站没有整改到位，学校对相关部门、单位主要负责人进行了问责，要求务必尽快完成整改。在完成行政规范性文件清理的基础上，要求党群部门抓紧做好规范性文件的清理工作。为加强依法治校，学校建立了常年法律顾问值班制度，各部门、单位要充分发挥其作用。2013/2014学年初高等教育基层统计报表填报已经开始，各二级部门、单位要充分重视并认真做好相关工作。

乔硕功副主任介绍了公文办理和保密工作。一是强调了发文的四个要求：坚决杜绝不按发文程序和规范办文，做到严格程序、规范办文；严格审查文件内容的合法性、合规性，做到严守政策、谨慎办文；坚持落实“短、实、新”文风，做到严把质量、优质办文；坚决控制常规性工作布置、安排等通知类文件，做到严控数量、高效办文。二是介绍了起用《二级部门（单位）签报》的有关事宜。自10月1日起，所有二级部门（单位）上报校领导的请示、报告等，均要通过公文协作平台或纸质两个途径形成书面签报，规范、流畅签报流转渠道，提高工作质量和效率。三是对当前保密工作提出具体建议。各部门、单位要严格按照“谁主管、谁负责，业务在哪、责任在哪，岗位在哪、责任在哪”的基本原则开展保密工作，健全保密制度，加强保密检查，充分利用网站、短信、微博、微信等平台开展保密宣传教育，努力做到保密责任全到位、保密教育广覆盖、保密工作零事故。

张朝晖副主任介绍了岗位写作和信息报送工作的一般要求和主要方法。她指出，岗位写作要突出“实”、“简”、“精”三个层级的要求，做到直奔主题、结合实际、客观真实、平铺直叙、通俗明了、自然流畅、言简意赅。信息写作具有客观性、实践性、简朴性、特色性、实效性特点，信息报送工作要熟悉载体、落实制度、畅通渠道，切实做到应急信息立即报、动态信息日报告、经验信息及时报、调研信息尽量报。岗位写作要在内容和形式的完美结合中展现“材料之美”，办公室人员要在动脑与动手的完美结合中展示养眼动心的“服务之美”。

姜国俊副主任介绍了校长（党委）信箱管理、信访维稳及应急预案相关工作。他强调，各二级部门、单位一定要高度重视校长（党委）信箱来信回复工作，原则上应在来信批转之日起3天内回复处理完毕；对于无法及时处理的复杂问题，应先及时予以回复，再进行后续研究处理；来信回复要坚持“公开是惯例，不公开是例外”的原则，正面、礼貌回应来信人。各二级部门、单位要认真领会上级精神，全面掌握本单位的信访维稳应急工作重点和准确情况，认真做好应急预案，做到规定动作要到位，自选动作要细化，进一步增强工作的敏感性和执行力，切实提高信访维稳和应急管理的能力和水平。

袁新辉副主任介绍了中南大学公文协同工作平台和学校近期信息化建设工作进展情况。为改善二级单位网站和信息系统的运行状况，学校要求各二级部门、单位将本单位教学管理有关网站和信息系统纳入学校信息化系统运维管理体系，信息与网络中心建议各二级部门、单位将网站迁移到学校统一的网站群平台或者租用学校虚拟主机，信息系统所需服务器托管至信息与网络中心机房或租用学校虚拟专用服务器，形成二级部门、单位负责系统应用和网站内容更新，信息与网络中心提供信息技术支撑的信息化服务架构。

会上，计划财务处办公室主任吕绍斌、信息科学与工程学院办公室主任李飞、湘雅医院院长办公室主任龚志成和后勤集团办公室主任陈祖雪先后结合自身工作，与全体与会人员进行了交流。其中，计划财务处办公室牵头推行的服务接待岗、首问负责制，信息科学与工程学院办公室就服务、规则、标准、效率进行的思考，湘雅医院院长办公室提出的用心、细心、热心、耐心“四心”服务理念，后勤集团办公室在求规范、勤谋划、抓落实、塑形象方面所采取的措施都非常有特色，值得大家学习。

校长助理、学校办公室主任蒋建湘作总结发言。他强调，办公室要发扬创新精神，适应改革要求，不断优化服务。为此，他提出七点要求：一是善谋划。要深谋于脑，善谋于心，预谋于文。办公室是一个参谋机构，要给领导当好参谋；二是抓要务。要抓重点的事、大事。对一个单位来讲，改革发展稳定肯定是大事。一定要紧跟中心工作，紧跟学校思路来提出自己的建议；三是重落实。要明确任务和责任，也就是要狠抓执行力；四是会协调。要掌握好情况，把情况搞清楚。要找出协调的重点，有的放矢，要讲究协调的艺术；五是讲规范。日常工作的安排，包括系列制度的出台都要有规范。有了好的制度、规范，还要好好按程序做，按制定的制度、规范做；六是求精细。对事情的拟办要精准，写出的文稿要精辟，各项工作的保障要精细；七是保稳定。没有稳定就没有发展。对一些可能发生的不稳定事件、突发事件要做好预案。