为了贯彻落实国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和教育部办公厅、湖南省档案局相关文件精神，切实做好我校机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的修订工作，学校于10月31日上午在升华楼前栋101召开了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限修订工作会议。湖南省档案局胡振荣副局长，省档案局业务处张玉华副处长，黄健柏副校长以及我校各档案立卷部门负责人和专、兼职档案员共100余人出席了会议，会议由校档案馆肖晓燕馆长主持。

肖晓燕馆长首先介绍了此次会议的背景、目的和意义，传达了相关文件精神，强调了修订我校机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的紧迫性。

胡振荣副局长代表湖南省档案局对我校召开此次大会表示祝贺，向我校档案工作人员表示慰问。他指出，适逢党的十七大闭幕，中南大学组织召开这次会议，说明中南大学党委、行政对档案工作高度重视，中南大学已经把档案工作摆在了应有的位置。中南大学档案馆新的领导班子上任以后，队伍强大，优势明显，形象面貌发生了根本的改观，档案工作也上升了一个新的层次。在随后谈到的十七大报告关于档案工作的部分时，胡局长说，胡锦涛在十七大报告中特别强调要重视文献、古籍等的保护工作，其中就有我们的档案工作。然后胡局长又以生动而现实的实例说明了档案的重要价值和档案工作的重要性，他说档案工作是对历史负责、为现实服务、替未来着想的工程，档案所产生的效益是潜在、长期的。在谈到本次机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的修订工作时，他说，1987年制定的相关法规，沿用至今已有20年，随着社会的进步和发展，显然20年前制定的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限已不再适用今天的档案工作，为此，国家档案局广泛征求各部门意见于去年年底发布了第8号令，要求各单位根据实际情况进行修订。胡局长强调，在修订过程中要注意四点：一是突出“以我为主”的原则，即以中南大学为中心，与中南大学有关的资料才保存；二是突出以人为本的理念，即以人相关的材料都要长期永久保存；三是突出个性化原则，即中南大学最有特色的资料要重点永久保存；四是突出校园文化建设。这些是档案工作新时期的新的要求，任务艰巨，胡局长希望我校在贯彻落实国家档案局第8号令方面做好样板，做出经验，做出成果，并率先在省内实施，省档案局将把中南大学的经验向全省推广。

黄健柏副校长代表学校对省档案局胡振荣副局长和张玉华副处长光临本次大会表示热烈欢迎。黄副校长以众多实例说明了我校档案工作的重要性和档案的价值，并号召全校师生员工加强档案意识，记录保存好学校的历史。他指出，肖晓燕馆长这一届领导班子到任以来，我校档案馆发生了根本的变化，档案工作取得了很大的发展，这是有目共睹的，并希望档案馆再接再厉，做出更大的成就，同时也指出目前我校档案工作中还存在一些问题，比如：重要资料还不完备，各部门档案意识还有待加强等等。最后，黄健柏副校长对我校此次修订机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的工作进行了布署和动员，并作出了具体要求。

随后，省档案局业务指导处张玉华副处长做了题为《学习国家档案局8号令》的辅导讲座。

我校三所附属医院档案室的工作人员也参加了会议。