9月24日上午，在中南大学召开了河西片高校关工委2013年年会预备会议，参加会议的有湖南大学、湖南师范大学、湖南工艺美术职业学院、湖南工业职业技术学院和中南大学关工委主要负责人和秘书长等。会议由片长单位中南大学关工委常务副主任龚竹青主持。

会议商讨的第一个议题是河西片今年年会召开的时间及会议主要议题，根据教育厅关工委7月18日会议精神和湘教关工委【2013】14号文件精神，大家一致认为这次年会要以总结交流各高校关工委工作的品牌及典型案例为主题，并开展研讨，解决关工委工作的一些实际问题，各高校关工委写一份创品牌的材料，字数在2500字左右，由主办单位统一装订成册。初步决定会议在12月中下旬召开，由主办单位湖南工艺美术职业学院近期发出会议预通知。

会议的第二个议题是迎评工作。会上今年河西片被考评单位中南大学、湖南工业职业技术学院介绍了他们迎评工作的进展情况，接着湖南师范大关工委常务副主任汪祥欣介绍了他们迎评促建经验，以供被考评单位借鉴。